Lavorare di più in meno tempo, la mia strategia

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Quando sono in ufficio o al pc per lavoro sono una macchina da guerra, produco tantissimo senza quantificare il tempo che impiego per fare le cose: passo da una mail all’altra senza concludere la prima, riduco a icona il file a cui sto lavorando per passare a un altro che considero in quel momento “più prioritario”…

Insomma il mio unico obiettivo è fare tutto e farlo prima.
Lavoro in un’azienda e mi occupo di comunicazione. La comunicazione, e non me la tiro se lo dico, è quasi in tutti dipartimenti di una azienda medio grande. In una sola ora puoi passare dallo scrivere contenuti per il corporate blog a scrivere almeno a tre fornitori diversi per richiedere preventivi. Puoi cercare di sistemare i lead su un excel incrociando pivot e formule e allo stesso tempo costruire una presentazione chiara, sintetica e ovviamente “bella”, puoi ricevere mail da Risorse umane per un aggiornamento sul piano editoriale interno e ricevere svariate innumerevoli mail che non ti riguardano solo “per conoscenza” .
Il chi più ne ha più ne metta nelle aziende medio grandi in cui la comunicazione è un piccolo dipartimento regna sovrano.
Ho cercato per mesi di sopravvivere a questa situazione rispondendo nel giro di un secondo a tutte le mail che arrivavano, aprendolo direttamente dal popup di Outlook, passando da un file a un altro secondo urgenze e priorità, evitando di dire “no” o “ok ma posso consegnarlo tra qualche ora/giorno”.
Che cosa succedeva? Ero convinta di produrre di più se facevo più cose nello stesso momento. Teoria sbagliatissima, ma scattava il meccanismo in me per cui più ero attiva, passando da un posto all’altro del pc, più sentivo di lavorare. Inutile dirvi che a un certo punto mi sono sentita, oltre che molto stressata, davvero molto confusa. Producevo ma senza ordine.
Ho letto tantissimo sul time management ma tutto mi sembrava teoria poco applicabile: io dovevo fare tutto e subito e molto bene.
Qualcosa è scattato dopo un periodo davvero molto stressante in cui una precisa attività mi ha portato via tantissimo tempo e tanta tanta energia. In quel periodo ho automaticamente messo in atto delle strategie e delle dinamiche che mi hanno permesso di fare e lavorare gestendo meglio attività e lavoro, costringendomi a concentrarmi su quell’attività individuando in tutto il resto altri livelli di urgenza.

Le mie 10 regole d’oro per lavorare meglio e in meno tempo

1. Appena arrivo in ufficio stacco tutte le notifiche da smartphone in modo da non essere distratta senza decidere quando.

2. Non uso WhatsApp web per evitare di guardarlo continuamente se vedo notifiche apparire.

3. Questione social: da pc monitoro solo LinkedIn e l’account Twitter aziendale, non apro mai Facebook, tantomeno Instagram.
4. Per quanto riguarda i pop up delle mail baso tutto su mittente e oggetto: se è urgente o proviene dal mio capo apro e gestisco subito altrimenti può aspettare.
5. Non mi trovo bene con i tool online per gestire attività e task per lavorere, uso un notes su cui appunto la mia to do list, gestendola per priorità ed evidenziando le cose urgenti. Non lo faccio ogni giorno, ma categorizza le attività rispetto al mio lavoro (per esempio: eventi – scrivere a X, – check su report Y; contenuti – post su XY – completare piano editoriale marzo…)
6. Leggo le news appena prima del pranzo nei minuti che precedono l’uscita quando in ufficio c’è la classica fase del dove andiamo, che facciamo, quanti siamo, non lo faccio mai nelle ore di lavoro.
7. Se devo terminare un file importante chiudo tutte le finestre che non mi servono e mi concentro solo su questo.
8. Se non ho ricevuto mail importanti a cui ho quindi risposto immediatamente appena rientrata dal pranzo faccio il check di tutte le mail e rispondo a quelle più veloci, le attività o le richieste che richiedono più tempo le segno nella to do list più in alto o più in basso rispetto alla priorità che voglio assegnargli.
9. Se posso lavorare da casa lo faccio sempre, in questo modo ho meno interruzioni e faccio meno pause.
10. Oltre alla to do list cartacea tutte le mail in attesa di risposta le categorizzo con il colore rosso, due volte alla settimana – il mercoledì e il venerdì – le scorro una per una rispondendo laddove la situazione si è sbloccata.
Ci sono mille modi per organizzare il proprio tempo e il proprio lavoro e non esiste una regola. Siamo diversi e diversi sono i nostri lavori e come approcciamo alla vita in ufficio o allo smart working. Il mio consiglio è informarsi sugli strumenti a disposizione (online soprattutto), sperimentare molte tecniche e alla fine affinare la propria.

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